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Les outils digitaux pour suivre vos dossiers et vos clients

Digital Ma vie d’agent 5 min.

Depuis ce lundi, vos agences immobilières ont dû fermer leurs portes. Pour autant, maintenir son activité est possible dans ce confinement. Grâce aux outils digitaux, vous allez pouvoir continuer à travailler sur vos dossiers en cours. En effet, rien ne s’annule, tout se reporte. Et vos clients ont plus que jamais besoin de vous pour être rassurés et aller au bout de leur transaction. Alors comment mettre à profit efficacement cette période de télétravail ? Et comment utiliser les outils digitaux de manière optimum pour bien rebondir au redémarrage ? On vous dit tout.

1. Les outils digitaux pour garder le lien avec vos clients

Cette situation historique met tout le monde à la même enseigne : rester chez soi pour se protéger du Covid-19. Alors pour positiver un peu, bonne nouvelle vos clients sont devenus plus joignables. Et en plus différents outils de communication s’offrent à vous pour les contacter.

  • Vous pouvez vous diriger vers la visioconférence qui permet de maintenir vos rendez-vous avec vos clients quel que soit le motif. Elle peut vous permettre de conserver ou d’améliorer votre capital sympathie malgré l’impossibilité de rencontrer vos clients physiquement. Vous pouvez opter pour de nombreuses solutions  comme Whereby (gratuit pour 4 personnes), Skype, Zoom et Whatsapp qui sont pour la majorité gratuites. Elles sont toutes téléchargeables sur internet et sont disponibles sur mobile et desktop. On vous rassure l’utilisation est toute simple. Pour la plupart d’entre elles, il suffit de cliquer sur un lien pour la mise en marche et d’inviter vos clients avec leur numéro de téléphone ou leur email.

Le conseil de Meilleurs Agents

Il est important que vous demandiez en amont à vos clients, s’ils sont adeptes de la visioconférence. Cela peut éviter des surprises…

  • Il reste bien entendu l’email pour informer vos vendeurs et acheteurs de l’état d’avancement du projet. En fonction de l’organisation de votre équipe (lire : Confinement  Coronavirus : comment organiser le travail à distance de vos équipes ?), n’hésitez pas à informer votre portefeuille clients que votre agence immobilière est toujours en activité pour effectuer les démarches administratives. Précisez bien que vous êtes actif pour répondre aux demandes et que vous êtes toujours joignable malgré les circonstances.

Template email à télécharger ici

Le conseil de Meilleurs Agents

Personnalisez vos emails en fonction de vos clients pour anticiper les demandes des vendeurs, des acheteurs, des propriétaires et des co-propriétaires.

  • Pour les dossiers en cours, le téléphone est le meilleur outil pour rassurer vos clients. Pour éviter d’empiéter sur leur vie personnelle, vous envoyez un SMS pour leur proposer un rendez-vous téléphonique. Car on imagine un vendeur qui n’a plus de nouvelles des acheteurs, il est essentiel de le rassurer et de montrer que vous êtes présent pour mener à bien son projet de vente.

Le conseil de Meilleurs Agents

Pour éviter d’avoir une facture salée, n’hésitez pas à contacter vos opérateurs téléphoniques pour changer de forfait car vos besoins vont certainement se multiplier… L’avantage de l’application Whatsapp, est que c’est 100% gratuit ! La seule obligation est d’avoir l’internet sur son mobile.

  • Pour partager des information et conserver vos relations,  vous pouvez utiliser vos réseaux sociaux comme Facebook, Linkedin ou Twitter. En effet, ils ne sont pas délaissés en ces temps de confinement bien au contraire. 54% des 19-34 ans et 38% des 35-54 ans les utilisent pour chercher de l’information sur la situation actuelle (source : Trust Barometer x Covid-19, Elan Edelman). Vous pourrez ainsi  suivre les posts de vos clients, donner des conseils immobiliers et répondre à toutes leurs interrogations sur les messageries instantanées. De nombreuses agences immobilières ont déjà posté des astuces ou même des photos de leurs équipes qui travaillent à domicile. Ces actions digitales montrent à votre audience que vous restez présents, efficaces tout en étant digitaux. Et surtout cela montre votre professionnalisme quelles que soient les circonstances par la mise en place de solutions pour maintenir le service aux clients

Le conseil de Meilleurs Agents

Pour être accompagné et poster des contenus différenciant pour se démarquer, contactez un social media manager freelance sur des plateformes spécialisées comme Malt ou les bons freelances.

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2. Les outils digitaux pour effectuer les actes à distance

La signature électronique

Vous étiez en train de finaliser un compromis de vente, et l’annonce d’Emmanuel Macron a chamboulé votre emploi de temps et par conséquent vos objectifs commerciaux… On ne panique pas : la signature électronique vient à votre rescousse. Par définition, elle est à la signature manuscrite de ce que l’email est au courrier postal. En effet, elle dématérialise tous les documents administratifs tout en garantissant l’intégrité d’un document et en authentifiant l’auteur de façon légale.

Assujettie au respect de la loi Hoguet, elle permet de signer de façon légale vos compromis de vente et vos baux. Petit plus, la signature électronique facilite également le partage des documents avec le ou les notaires. Vos transactions sont donc toujours envisageables ! Renseignez-vous chez sellandsign, docusign.com ou encore universign.

Le saviez-vous ?

Quai des Notaires utilise la signature électronique, c’est peut-être le moment de les contacter, non ?

La signature électronique, la solution digitale pour effectuer vos transactions

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Les mandats digitaux

Autre solution pour signer vos mandats. Vous pouvez vous tourner vers Protexa ou MyNotary qui vous aident à les rédiger grâce à des modèles et des conseils juridiques. Mais ils vont plus loin car ces logiciels inscrivent vos mandats au registre, tout cela à distance.

Puis, vous pouvez aussi mettre en place des outils bureautiques partagés comme Google drive ou 365 Microsoft. Ces solutions permettent de commenter et de travailler collectivement sur des dossiers. Encore une astuce informatique pour satisfaire vos clients.

L’offre de prêt

Si vous avez des acheteurs qui veulent leur offre de prêt, vous pouvez les diriger vers les plateformes de courtiers et de banquiers comme vousfinancer, monemprunt.com ou empruntis pour qu’ils montent leur dossier de financement facilement.

La visite virtuelle

Si vous avez choisi la visite virtuelle pour médiatiser vos biens à vendre, c’est le moment de l’exploiter un maximum. Elle permet d’avoir un premier aperçu des biens ou surtout de confirmer la vente immobilière. Conçue pour donner aux acheteurs un aperçu plus immersif de vos biens, la visite virtuelle va parcourir une maison ou appartement à l’aide de plusieurs prises de vues à 360°. Si vous avez déjà fait visiter à vos acheteurs, envoyez-leur la visite virtuelle pour concrétiser le compromis de vente.

A savoir

Cette solution demande tout de même des déplacements pour effectuer la prise de vue dans les biens immobiliers à la vente. Étant donné le confinement national, cela paraît difficile de faire appel à eux en ce moment. Cette prestation mérite donc d’être anticipée.

Pour tout savoir sur la visite virtuelle

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3. Se former et se perfectionner pour ne pas perdre la main…

Même si vous avez mis en place toutes vos actions commerciales, votre emploi du temps sera moins chargé. Alors au lieu de tomber dans le spleen, voyez les choses du bon côté vous allez avoir du temps pour vous former. Toutes les équipes de Meilleurs Agents vous proposent des formations en ligne pour être efficace tout en restant chez vous… Et en plus, vous pouvez les retrouver sous différents formats pour que chacun puisse trouver son bonheur !

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Que l’on soit pour ou contre, le digital se révèle aujourd’hui être indispensable et nécessaire au maintien de l’activité. C’est une source de solutions à de nombreuses problématiques dans ce contexte exceptionnel. Ainsi, c’est le moment de tirer pleinement parti du digital en maintenant vos activités, en utilisant de nouveaux outils et en continuant de vous former. Cela vous aidera aussi à maintenir le moral des équipes. Et surtout, dans quelques semaines, vous aurez anticipé pour reprendre le travail dans des conditions optimales. Sachez que toutes les équipes de Meilleurs Agents sont à votre écoute et sont là pour vous accompagner dans votre business quelle que soit la situation. 

Lire la suite : "Les outils digitaux pour capter des mandats et rester visible"

Zoé Bourraud

Journaliste

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