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Réouverture d’agence : 4 conseils pour préparer vos collaborateurs

Business Ma vie d’agent 8 min

Depuis 2 mois, vos collaborateurs sont en télétravail ou en chômage partiel. Entre impatience et angoisse, la reprise peut générer tout type de réactions et c’est bien normal. Quoi qu’il en soit, la réouverture de votre agence immobilière va nécessiter des ajustements et nouveautés dans la pratique du métier. Comment préparer et organiser au mieux vos équipes ? Voici un coaching en 4 étapes pour pour ne pas y perdre votre souffle et votre énergie… Enquête avec Recrutimmo.

1. Le B.A-BA : communiquer !

Vos actions de communication vont être essentielles pour rassurer vos collaborateurs. En premier lieu, la crainte majeure est la sécurité sanitaire. Il est donc de bon ton de partager toutes les mesures sanitaires (nettoyage et /ou désinfection) qui ont été prises. Elles vont vous permettre de lever les doutes ou les inquiétudes. Plusieurs leviers sont pertinents pour le faire : email, visioconférence, téléphone, réunion commerciale hebdomadaire, choisissez la méthode qui vous correspond le mieux.

Il est clair que la reprise de votre agence ne sera “pas comme avant” : Le Covid-19 est encore présent et votre agence immobilière doit faire face. L’important est d’accompagner le changement notamment sur les nouveaux réflexes à adopter en informant mais aussi en fournissant le matériel adéquat.

 

Astuce

Envoyer par la poste des gants, masques et flacon hydroalcoolique, est un signe fort de l’importance que vous accordez à la santé de votre équipe.

Rappel des gestes sanitaires

  • Respecter en toutes circonstances une distance minimum d’un mètre entre collaborateurs et clients
  • Se laver les mains à l’eau et au savon liquide ou solution hydroalcoolique et se les sécher avec un essuie-mains papier à usage unique ( après contact avec un collègue ou un client ou port d’objets récemment manipulés)
  • Utiliser une solution hydro-alcoolique à l’extérieur de l’agence 
  • Saluer sans se serrer les mains et ne pas faire d’embrassades
  • Eviter de se toucher le visage avec ou sans gants
  • Tousser ou éternuer dans son coude ou dans un mouchoir
  • Utiliser des mouchoirs à usage unique et les jeter
  • Le port du masque est fortement conseillé dans un espace collectif*
  • Prévoir un kit sanitaire pour les collaborateurs et les clients lors des visites

Déconfinement : 5 astuces sanitaires pour la réouverture de votre agence

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En tant qu’employeur, vous êtes en droit d’imposer le port du masque ( article L4122-1 du Code du travail) surtout quand vos équipes sont en mouvement pour aller à l’espace cuisine, imprimante ou salle de réunion…

Mais vous devez aussi faire respecter les distanciations physiques entre collègues et vos clients. La norme est 1 pers pour 4m².

Pour éviter les frustrations, il est peut être pertinent de demander leur avis à votre  équipe sur les nouveaux aménagements de bureaux en expliquant que :

  • le face-à-face est à proscrire
  • le quinconce est à privilégier 
  • les sièges clients doivent se trouver à un mètre de distance 

En fonction du planning, des rotations et des fonctions de chacun, vous pouvez demander leurs préférences d’emplacement. Attention à ce que cela ne devienne pas une usine à gaz non plus…

Découvrez ici les fiches conseils du ministère du travail pour les employeurs

Pour rappel ?

Il est important de préciser à vos collaborateurs que leurs affaires personnelles seront conservées dans des cartons ou des casiers personnalisés.

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2. Le point individuel

Vous avez fait une annonce générale à vos équipes sur la réouverture de votre agence c’est un bon début. Maintenant il faut s’attaquer au cas individuel de chacun.. Avant toute chose, listez les natures des absences de votre équipe durant le confinement : télétravail, arrêt maladie, arrêt pour garde d’enfants ou personne vulnérables, activité partielle pour votre planning. Cela va vous permettre d’anticiper les contraintes potentielles de chacun : ecole, problème de transports, problème de santé…

Évidemment, la reprise ne va pas être simple notamment pour certains de vos collaborateurs. Il est donc essentiel de contacter chaque personne de l’équipe pour faire le point sur la reprise.

 

Antoine Mesnard, fondateur de Recrutimmo.

Premièrement, il est nécessaire de s’occuper de la psychologie de ses collaborateurs, au cas par cas. C’est-à-dire qu’il ne faut pas penser que tout le monde est content de reprendre ou à l’inverse que tout le monde a peur. La situation est très personnelle en fonction de sa situation familiale (enfants pas scolarisés ou parents âgés à s’occuper). Il faut comprendre comment vos collaborateurs perçoivent la reprise du travail en agence immobilière. Je suis toujours un adepte de “on discute d’abord, on échange” pour identifier leur sensibilité. Cela permet de bien comprendre aussi ce qu’il y a à mettre en place en tant que directeur d’agence immobilière.

Pour préparer ces entretiens, il est important de lister un ensemble de questions à poser à vos collaborateurs pour comprendre les besoins, les appréhensions et les interrogations de votre équipe sur la reprise.

Pendant le confinement :

  • Comment avez-vous vécu cette période ?
  • Avez-vous rencontré des problématiques lors du télétravail ou chômage partiel ?
  • Avez-vous eu des difficultés liées au management à distance ?
  • dissocier la vie professionnelle de la vie personnelle a t-il été possible pour vous ?

Pour le déconfinement/reprise professionnelle :

  • Comment voyez-vous la reprise professionnelle ?
  • les mesures sanitaires mises en place dans l’agence immobilière vous paraissent-elles suffisantes pour assurer votre santé et votre sécurité ?
  • Comment vous parait la charge de travail suite à l’arrêt des visites physiques ?
  • Utilisez-vous les transports en commun ? Comment imaginez-vous vos trajets entre l’agence immobilière et le travail ?
  • Avez-vous des contraintes parentales ou familiales pour la reprise ? ( faire l’école à la maison/école fermée/cours à mi-temps…)
  • Avez-vous des idées ou des commentaires à me soumettre ?

Vous devez vous assurer du moral de chacun et des difficultés qu’ils peuvent rencontrer pour retourner travailler en agence (lieu de confinement éloigné de l’agence, enfants à garder à la maison, peur des transports, etc). 

Face à ces inquiétudes, essayez dans la mesure du possible de vous montrer flexible et d’aider vos collaborateurs en proposant la poursuite d’un télétravail partiel ou d’un aménagement des horaires par exemple. Si vous pouvez mettre à disposition  des vélos électriques ou des voitures en location pour qu’ils se déplacent en sécurité, c’est bien aussi. Cela peut faire mouche auprès de certains…

 

Le droit de retrait

Sachez que des collaborateurs peuvent refuser de revenir en exerçant leur droit de retrait malgré les mesures de sécurité mises en place. La simple crainte d’une éventuelle contamination sur le lieu de travail, sans aucun autre élément factuel, ne saurait pas, à elle seule, légitimer un droit de retrait. En revanche, un salarié pourrait plus légitimement user de son droit de retrait si l’entreprise ne respectait pas les règles de sécurité. En cas de droit de retrait, l’employeur doit maintenir la rémunération du salarié et ne peut pas demander au collaborateur de reprendre le travail si les conditions de sécurité ne sont pas rétablies. Puis, votre salarié ne peut faire l’objet d’aucune mesure ou sanction à raison de l’exercice du droit de retrait (non-discrimination).

Pour info, le droit de retrait (Article L. 4131-1 du Code du travail) dispose que « le travailleur doit alerter immédiatement l’employeur de toute situation de travail dont il a un motif raisonnable de penser qu’elle présente un danger grave et imminent pour sa vie ou sa santé ainsi que de toute défectuosité qu’il constate dans les systèmes de protection ».

Le saviez-vous ?

Pendant le confinement, 50% des agences ont cessé totalement leur activité (seul le directeur assurait le suivi quotidien). 20% des agences avaient une partie de leur équipe en chômage partiel et l’autre en télétravail. Et 30 % des agences avaient 100% des effectifs en télétravail. (Etude Covid-19- Meilleurs Agents- Avril 2020).

3. Les premiers à faire revenir

Pour répondre à cette question, les mesures prises par le gouvernement vont vous y aider. Depuis le début du confinement et afin de limiter les déplacements, le télétravail est la règle impérative pour tous les postes qui le permettent. “Il doit être maintenu partout où c’est possible au moins dans les 3 prochaines semaines à partir du 11 mai 2020 pour limiter le recours aux transports publics et les contacts” a déclaré Edouard Philippe le Premier ministre le 28 avril 2020. ( extrait du Guide de la Fnaim de préconisation sanitaire, pour le télécharger, c’est ici.)

Antoine Mesnard, fondateur de Recrutimmo.

Si vous faites de la gestion immobilière certains de vos collaborateurs peuvent continuer le télétravail (en fonction de l’accord de vos équipes bien sûr) pour laisser leurs bureaux aux équipes commerciales. (…) Il faut établir un planning en s’inspirant des 2/8. Ouvrir plus tôt et fermer plus tard selon les locaux et la proximité des collaborateurs. Point positif, l’agence immobilière aura de grandes plages d’horaires d’ouvertures pour satisfaire les collaborateurs et les clients.

En revanche, il est clé de privilégier le retour des agents commerciaux pour qu’ils retrouvent une dynamique commerciale et collégiale.. 

“Le télétravail est quasi impossible pour un commercial et la prospection terrain va être plus complexe : on ne peut pas imaginer que nos agents immobiliers entrent dans les immeubles, fassent des codes, appuient sur les sonnettes et aillent à la rencontre des gens dans une période où on est en train de dire qu’il faut limiter les rencontres. Donc il faut prospecter via le digital en utilisant des outils digitaux pour compenser : la visite virtuelle, les outils digitaux de prospection de Meilleurs Agents..”  rétorque  Antoine Mesnard, fondateur de Recrutimmo.

Puis, il faut définir vos priorités commerciales et administratives pour la reprise d’activité :

  • prospection et rentrées de mandats ? 
  • suivi des mandats et des acquéreurs ? 
  • signature des compromis et actes en suspens ? 

Donc, en fonction de vos besoins et vos objectifs commerciaux il faut :

  • organiser au fur et à mesure le roulement des équipes en fonction de l’activité commerciale
  • déterminer les compositions des mini- équipes par semaine ou journées en fonction des nouveaux aménagements de bureau et des emplois du temps
  • augmenter progressivement le retour au bureau (toujours en fonction de l’espace bien évidemment) 

 

Le saviez-vous ?

Votre équipe aura besoin d’une attestation de déplacements de son employeur  pour les transports en commun et les déplacements de plus de 100 km. Pour télécharger l’attestation, c’est par ici.

4. La formation

La diffusion d’information de vos règles sanitaires ne va pas suffire. Pour protéger vos clients, vous devez former vos collaborateurs pour respecter les gestes barrières.

Pour les premiers jours de reprise, faites des jeux de rôle entre vous pour entraîner vos équipes aux gestes sanitaires, et ceux dès leur entrée dans l’agence : “Bonjour madame, je vous propose de vous servir de notre gel hydroalcoolique et je ne vous sers pas la main mais le cœur y est..”

Pour éviter les bousculades, il est conseillé d’avoir un seul client à la fois, demandez à vos agents commerciaux de qualifier les rendez-vous. Pour les acheteurs, il est important de leur proposer des visites virtuelles des biens immobiliers qui leur correspondent pour limiter les déplacements et surtout les visites “touristes”.

Pour les visites immobilières, vos agents immobiliers doivent porter des masques, sur-chaussures et avoir du gel hydroalcoolique. Il est également, important de fournir ce kit sanitaire aux acheteurs. Et de demander aux vendeurs de ne pas être présents ainsi que d’ouvrir les portes des pièces ( quand cela est possible). 

Lors des visites, précisez bien qu’il est interdit de toucher les objets et les poignées de portes tout en respectant les gestes de sécurité bien sûr.

Et les visites doivent être limitées à 2 personnes avec l’agent immobilier.

Pour les états des lieux de sortie, il faut informer les locataires de nettoyer de manière approfondie les lieux. Il est vivement conseillé de désinfecter les clés avec un produit adapté et les mettre dans un sachet plastique. Il faut attendre un délai minimum de 48 heures après la sortie des locataires pour vérifier l’état du bien.

Tout comme pour l’état des lieux d’entrée, plus vos collaborateurs maintiendront une période de sûreté ( 48h) plus ils écarteront tout risque de transmission du virus.

Ensuite, dans la mesure du possible, évitez de transmettre des documents papiers d’une personne à une autre. Pour vos bons de visites, baux ou compromis : misez sur la signature électronique qui respecte les règles sanitaires.

 

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Que faire si un collaborateur est dépisté positif du Covid-19 ?

En cas de symptômes ou cas avéré, vous devez renvoyer votre collaborateur à son domicile et l’inviter à contacter un médecin. Ensuite, il faut identifier les collaborateurs et clients qui ont été en contact direct avec la personne contaminée. C’est obligatoire, les personnes doivent être mises en quatorzaine. Puis, il est impératif de nettoyer minutieusement l’agence immobilière en faisant appel à un prestataire si possible.

Ainsi, durant ces prochaines semaines, votre mission (si vous l’acceptez !) va être  d’appréhender les besoins et les attentes de vos collaborateurs. Un bon accompagnement leur permettra de reprendre vite et efficacement mais surtout en toute confiance : c’est un élément clé pour fidéliser vos collaborateurs sur le long terme.

Mais, cette reprise ne sera possible qu’en respectant les règles sanitaires avec avec une capacité d’adaptation rapide à ces nouvelles “normes”. Le tout est de trouver un juste milieu entre performance commerciale et bien-être de votre équipe. Un dernier conseil, ne négligez pas la communication pour retrouver votre dynamique collective ! Bonne reprise !

Krys Mondet

Responsable Éditoriale de Meilleurs Agents PRO

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