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Déconfinement : 5 astuces sanitaires pour la réouverture de votre agence

Business Ma vie d’agent 8 min

Depuis le 11 mai 2020, vous pouvez réouvrir votre agence immobilière tout en suivant les directives du gouvernement pour la reprise. De ce fait, vous devez mettre en place des actions sanitaires pour protéger vos équipes et vos clients dans votre agence et lors des visites physiques. Pour être certain d’être conforme aux normes sanitaires, voici 5 astuces pour reprendre son activité immobilière le plus sereinement possible.

Astuce 1 : Nettoyer et/ou désinfecter son agence immobilière 

 

Tout d’abord, votre agence immobilière doit être IMPECCABLE.

Balayer, astiquer…Face à cette pandémie, votre agence immobilière doit être parfaitement nettoyée tous les jours. N’hésitez pas à contacter votre prestataire de ménage habituel ou une association locale pour avoir des passages réguliers. La propreté et l’hygiène de vos locaux font désormais partie de vos tops priorités quotidiennes : nettoyage du mobilier, des postes de travail, les poignées de portes et de tiroirs, clavier, souris, les boutons d’imprimantes, photocopieurs qui nécessitent une attention particulière en raison de leur forte utilisation. 

En mettant à disposition du matériel nettoyant (comme des lingettes désinfectantes) à vos collaborateurs, vous êtes assurés que tout le monde s’y mette pour se protéger les uns des autres. Pour désinfecter son agence immobilière, il faut passer par un prestataire spécialisé et rattaché à la convention collective nationale 3D (regroupement des entreprises de nuisibles et de désinfection). Madani IHMAD, fondateur de la société Renko homologuée, a mobilisé toutes ses équipes pour désinfecter un maximum de lieux pour répondre à la demande de désinfection face au Covid-19.

 

Désinfection. Crédit Photo Renko
Madani IHMAD, fondateur de la société Renko

Pour une agence immobilière, nous préconisons la combinaison de 3 traitements : 

  • la désinfection de contact dit surfacique par pulvérisation en phase humide,
  • la désinfection par voie aérienne par nébulisation (action qui consiste à générer un brouillard de micro gouttelette (diamètre inférieur à 5 microns) de la solution chimique),
  • la désinfection des réseaux de ventilation.

Nous utilisons des produits désinfectants virucides à large spectre.

Il est recommandé de mettre en place des contrats de désinfection pour maintenir un niveau d’hygiène et de sécurité pour son agence immobilière. Pour éradiquer les traces et particules du Covid-19, il est important de nettoyer tous les points de contacts.“Les Interrupteurs, claviers, sièges, portes, fenêtres, poignées sont désinfectés par pulvérisation du produit. Les autres parties (murs, plafond, sol…) sont traitées par brumisation ou nébulisation. Les conduits de ventilation sont quant à eux traités par nébulisation.” explique Madani IHMAD, fondateur de la société Renko.

Le coût d’une prestation peut varier entre 250 € et 900 € en fonction de la superficie et de la localisation. Les tarifs sont sensiblement plus chers en cette période en raison de l’explosion des prix des équipements de protection (masques P3, combinaisons type 3..) et du matériel en général. Mais cette prestation est très utile à valoriser sur vos supports de communication pour rassurer vos clients.

Téléchargez le guide de la FNAIM de préconisations sur la sécurité sanitaire

En cadeau : des affiches "gestes sanitaires" pour votre agence !

Télécharger les affiches

Œil de l'expert

Le Covid-19 pourrait amener à proposer de nouveaux services pour vos vendeurs. Par exemple : pour ne pas proposer la désinfection des biens immobiliers pour rassurer les acheteurs et accélérer la vente ?

Astuce 2 : Réorganiser les espaces de votre agence

 

Pour respecter les distanciations physiques entre collègues et clients, il est important de repenser vos espaces :

  • Éviter le face-à-face pour privilégier des emplacements en quinconce
  • Libérer les bureaux et retirer les chaises restantes pour éviter la proximité
  • Placer les sièges clients à un mètre de distance de vous

N’oubliez pas que votre agence doit respecter le protocole de déconfinement du gouvernement . Celui-ci a indiqué de compter 4m² par personne, en se basant sur la surface résiduelle. Pour vous donner un ordre d’idées, le retour d’expérience d’un déconfinement réussi en Chine est de diminuer de 40 % la capacité moyenne de vos bureaux. ( Source JJL- Avril 2020).

Téléchargez le protocole du déconfinement du gouvernement pour les entreprises.

Le saviez-vous ?

Utilisez un ballon, un sticker ou une feuille de papier pour que les collaborateurs sachent repérer leur nouveau poste de travail.

Pour limiter les projections, vous pouvez installer des panneaux de protection en plexiglas et /ou des cloisons hydrofuges plexiglas pour vos collaborateurs et vos clients.

 

Crédit photos Securimed
Crédit photos Louis

Pour en acheter un plexiglas c’est par ici          Et pour commander c’est par ici

Idéalement, essayez de recevoir un seul client à la fois pour réduire les risques de croisement, et mettez en place un balisage clair comme un marquage au sol pour identifier les distances à respecter entre les bureaux.

 

Crédit photo Dulac

Pour s’en procurer c’est par ici

Pour les espaces communs, vous pouvez créer des zones d’attente avec une distance de sécurité de 2m. Pour éviter les regroupements dans votre espace cuisine, demandez à vos équipes de ne pas être plus de 2 personnes (ou 1 personne en fonction de la superficie de l’espace). Et bien sûr, après chaque utilisation, tout le monde doit  nettoyer le plan de travail, machine à café et micro-ondes avec des lingettes désinfectantes mises à disposition pour la sécurité de tous. ( voir astuce 4)

Il est aussi recommandé de supprimer les fontaines à eau, les distributeurs de boissons et de limiter l’accès aux salles et espaces collectifs (réfectoire et salles de pause).

Les salles de réunion

Pour les réunions, il faut privilégier les visioconférences pour l’ensemble de votre équipe. Pour les collaborateurs présents, il est important d’espacer les chaises d’au moins un mètre. Il est aussi conseillé de retirer les téléphones de conférence partagés pour éviter la propagation et de privilégier les mobiles personnels sur haut-parleur. Vous pouvez aussi convertir vos salles de réunion en espace bureau pour gagner de la place.

Le saviez-vous ?

Pour les pauses repas, demandez à vous faire livrer des plateaux repas par les restaurateurs de votre secteur. C’est un moyen d’aider économiquement les commerces de proximité pour la reprise !

Astuce 3 : prévoir un kit matériel sanitaire complet

Au-delà de la nouvelle disposition des bureaux et de l’application des gestes barrières pour vos équipes et clients, vous allez avoir besoin de matériel sanitaire pour éviter la propagation du virus. Voici une liste pour vous aider à obtenir un kit complet.

  • une fontaine de gel hydroalcoolique et des flacons individuels pour chaque membre de votre équipe, à installer à l’entrée 
  • des masques de protection lavables ou jetables
  • des visières en plastique pour les visites immobilières pour vos collaborateurs et vos clients (assurance supplémentaire de ne pas mettre les mains sur son visage…) qui s’ajoutent aux masques ( voir photo)
  • des gants jetables  pour vos commerciaux et vos clients pour les visites 
  • des lingettes désinfectantes pour nettoyer clavier, souris, poignées de portes et objets en commun
  • du savon liquide pour se laver les mains aux points d’eaux
  • des rouleaux d’essuies tout ou de papier toilette pour s’essuyer les mains
  • des protèges surchaussures plastiques pour vos commerciaux et vos clients pour les visites physiques.

Réouverture d’agence : 4 conseils pour préparer vos collaborateurs

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Attention : surveillez bien vos stocks pour passer les commandes suffisamment tôt et ne pas vous faire surprendre par une rupture de stock. Il faut dire que les fournisseurs ne chôment pas pour livrer le matériel en temps et en heure. D’ailleurs, pour certains, ils ont modifié les délais de livraison pour répondre aux besoins.

Ludivine Belier , Commerciale chez 37Deux.

La plus forte demande se concentre autour des masques et des gels hydroalcooliques. Nous avons anticipé des commandes de stock et nous sommes en mesure de livrer ces deux produits sur la semaine du 11 mai ainsi que sur la semaine suivante (dans la limite des stocks disponibles). Le délai classique est d’environ 3 à 4 semaines après validation de la commande.

Pour limiter les échanges, l’entreprise 37Deux propose le marquage nominatif des mugs et des stylos pour inciter les usages personnels. Et face à la guerre des bactéries, des objets antibactériens commencent à fleurir…

Des stylos anti-bactériens et une station qui désinfecte les mobiles
Clé multifonction pour éviter les contacts

Disponibles sur commande, contactez les équipes de 37DEUX

“Nous proposons des clés multifonction qui permettent d’ouvrir les portes et d’appuyer sur les boutons d’ascenseur sans contact direct des mains sur les éléments. Autre produit intéressant, Oblio, une station de charge sans fil 2-en-1 qui recharge et nettoie son smartphone simultanément, grâce à sa technologie LEV UV intégrée. Et nous disposons également de stylos qui contiennent un agent antibactérien permettant de réduire le risque de bactéries nocives et de tuer 99% des germes. Cet agent est résistant sur toute la durée de vie du stylo. Ils sont fabriqués en Europe.”explique Ludivine Belier, Commerciale de 37Deux.

Pour commander  des kits sanitaires cliquez ici

La prise de température de mes collaborateurs, est-ce légal ?

Grand débat : certaines entreprises ont installé des caméras thermiques dans leurs halls d’accueil pour contrôler les températures de leurs équipes. Sachez que le contrôle de température par une entreprise n’est pas recommandé par le gouvernement et ne peut pas être obligatoire. D’ailleurs le salarié est en droit de refuser. En revanche, le ministère de la Santé recommande aux collaborateurs de se mesurer eux-mêmes leur température en cas de sensation de fièvre.Si vous pouvez mettre un thermomètre dans votre boite à pharmacie, il sera ainsi disponible pour votre équipe et vos clients.

Astuce 4 : Mettre en place des règles sanitaires

Pour le bien-être et la santé de vos collaborateurs, il est important d’imposer des règles sanitaires à appliquer dans votre agence. Comme nous devons vivre avec le Covid-19, il faut que vos collaborateurs se protègent respectivement. Toute votre équipe doit suivre les gestes barrières imposés par le ministère de la Santé. Du coup, on oublie les poignées de mains et les embrassades…

En tant qu’employeur, vous êtes en droit d’imposer le port du masque (article L. 4122-1 du Code du travail). Mais parlez avec un masque toute la journée peut-être difficile surtout pour prospecter au téléphone… Alors, si vous le pouvez en fonction de votre espace, mettez à disposition de vos commerciaux des bureaux seuls. Et bien entendu, le port du masque n’est pas optionnel mais obligatoire quand vos équipes sont en mouvement : cuisine, imprimante ou salle de réunion…

Il faut aussi limiter les attroupements autour de la machine à café ou pour la pause cigarette, cela va de soit…

Si vous avez mis à disposition de la vaisselle, il est préférable de privilégier les lunchs box personnels et acheter des gourdes personnelles aux noms de vos collaborateurs. Puis, quand un membre de l’équipe quitte l’agence, il doit impérativement désinfecter ses objets personnels ( téléphone, clavier, souris, ordinateur, sac…).

Pour rappel ?

Collez des affiches qui récapitulent les règles pour vos équipes comme pense-bête.

En cadeau : des affiches "gestes sanitaires" pour votre agence !

Télécharger les affiches

Pour les visites immobilières, vos agents immobiliers doivent porter des masques, sur-chaussures et avoir du gel hydroalcoolique. Il est également, important de fournir ce kit sanitaire aux acheteurs, de demander aux vendeurs de ne pas être présents et de laisser les portes ouvertes (quand cela est possible). Lors des visites, précisez bien qu’il est interdit de toucher les objets et les poignées de porte tout en respectant les gestes de sécurité bien sûr.

Amaury du Port de Loriol de l’agence Cesar et Brutus.

Nous avons réalisé un kit de visite pour avoir les bons réflexes et nous avons briefé toutes nos équipes. Nous avons reçu avant l’ouverture de l’agence 2 000 masques. De plus, nous confirmons par email les visites programmées en y joignant le kit, à la fois pour le visiteur et pour le propriétaire.

Œil de l'expert

Dès qu’un rendez-vous de visite est pris avec un acheteur, envoyez un email de confirmation avec les mesures sanitaires. Cela va rassurer le vendeur et l’acheteur.

Astuce 5  Communication des mesures sanitaires auprès de vos clients

Aujourd’hui, il est important de communiquer sur les mesures sanitaires mises en place pour rassurer vos collaborateurs et vos clients.  Pour se faire, le choix des supports ne manque et c’est aussi l’occasion d’informer vos clients de la réouverture de votre agence :

  • mettre un encart spécial sur la home page de votre site internet en précisant les consignes de visite et les règles sanitaires
  • actualiser votre texte de présentation (dans la partie description) sur votre vitrine digitale en indiquant votre protocole santé
  • envoyer des emails dédiés à toute votre base de clients ( voir encadré)
  • multipliez les posts “reprise” sur vos réseaux sociaux
  • faites des vidéos de vos équipes dans les bureaux et équipés (masques, gants) pour les diffuser à foison
  • et bien sûr, passer des coups de fil pour renouer les contacts, le contact téléphonique est clé, vous le savez-bien !

Dans votre agence, pensez aussi à mettre des affiches qui résument les gestes sanitaires et toutes les mesures d’hygiène pour les visites immobilières. N’hésitez pas à réserver un écran (LCD) pour les diffuser en boucle.  Et faire une communication claire et concise comme Julien Raffin de l’agence C2I.

 

Julien Raffin, fondateur et directeur du groupe C2i.

Nous avons mis en place un protocole santé Covid-19 pour rassurer nos clients. Nos équipes sont équipées d’un matériel sanitaire et nous n’accueillons qu’un seul client à la fois. Pour nos estimations, nos conseillers appellent nos clients 3 jours en amont pour récolter un maximum d’informations sur le bien. Lors du rendez-vous physique, nous respecterons la distanciation sociale d’1 m. Puis nos visites seront précédées automatiquement d’une visite virtuelle afin de limiter les rencontres physiques pour le bien-être de tous. Et pour les signatures de baux et de mandats, elles se feront de manière électronique dans la mesure du possible.

Le saviez-vous ?

si vous avez la possibilité d’éditer un guide ou une plaquette qui rappelle ces règles, n’hésitez pas à le/la faire…

Regardez la vidéo de l’agence immobilière Dabreteau à Lyon qui explique toutes les actions sanitaires pour accueillir ses clients..

Œil de l'expert

Mettre à disposition de vos collaborateurs des vélos électriques ou des voitures en location pour qu’ils évitent les transports c’est très bien. Mais si vous pouvez le faire savoir c’est encore mieux ! Les clients attendent des entreprises un engagement et une prise de responsabilité sociale, alors foncez !

Depuis le début de la pandémie Covid-19, votre agence a vu son activité ralentir voire s’arrêter pendant près de 2 mois. Pour redémarrer sur les chapeaux de roue, vous avez toutes les clés pour que les normes sanitaires ne soient pas une barrière. Certes, vos méthodes de travail vont devoir évoluer, mais c’est aussi une chance de pouvoir se renouveler avec des méthodes de travail plus efficace et peut-être même réfléchir à de nouveaux services pour vos clients. 

Au-delà de de limiter les contacts physiques, le digital devient un véritable levier pour prospecter, avoir des avis clients et médiatiser votre expertise pour obtenir des leads qualifiés. Alors à vos masques et gels pour décrocher des mandats sans modération !

Krys Mondet

Responsable Éditoriale de Meilleurs Agents PRO

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