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Confinement Covid-19 : comment organiser le travail à distance de vos équipes ?

Business Ma vie d’agent 8 min

Depuis samedi 14 mars 2020, Edouard Philippe, le premier ministre a demandé de fermer tous les commerces non-indispensables suite à la pandémie du Coronavirus. Les agences immobilières sont touchées de plein fouet et ont dû fermer leurs portes à leurs clients. Et lundi 16 mars 2020, Emmanuel Macron a été clair : “Toutes les entreprises doivent s’organiser pour faciliter le travail à distance”. Le télétravail n’est donc plus une option, mais une obligation dans cette situation exceptionnelle. Alors comment s’organiser dans son agence immobilière ? Quels outils faut-il utiliser pour garder le contact avec son équipe ? Et comment maintenir ses ventes immobilières malgré cette pandémie ? On vous éclaire avec Antoine Mesnard, co-fondateur de Recrutimmo et directeur de 6 agences immobilières Laforêt.  

1. Organiser la vie de l’agence immobilière à distance

Tout commence avec l’équipement de vos collaborateurs, bien sûr. Il est nécessaire que votre équipe dispose d’outils informatiques comme un ordinateur portable (ou tablette) et un smartphone pour travailler pour communiquer dans des conditions optimales.

Bon à savoir :

N’hésitez pas à rembourser les abonnements internet de vos collaborateurs.

Puis, il faut s’assurer que vos collaborateurs ont des connexions internet de qualité à leur domicile. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez demander aux fournisseurs téléphoniques de modifier leurs forfaits pour qu’ils puissent utiliser leurs smartphones pour se connecter sur internet.

Le saviez-vous ?

Un abonnement mobile 4G permet d’avoir un réseau dont le débit réel (entre 75 et 150 Mbit/s) est souvent supérieur à la box. Contactez les opérateurs pour toutes modifications.

2. Chômage partiel et télétravail

Il est important d’identifier qui peut travailler à distance et peut être mis en chômage partiel. C’est une grande décision vu le contexte historique mais votre entreprise en dépend…

Certains commerciaux/négociateurs immobiliers peuvent se retrouver en chômage partiel : une fois qu’ils auront fait un état des lieux, contacté les clients et fait des relances, ils ne seront peut être plus tous occupés à 100%. On peut réduire les horaires d’activité ou décider de faire du chômage total, c’est à voir en fonction de l’activité bien entendu.

Antoine Mesnard, co-fondateur de Recrutimmo, gérant de 6 agences immobilières et ex-responsable RH

Pour le personnel administratif qui s’occupe de la gestion de biens et syndic, c’est différent : ils ont un travail récurrent. Il y a les quittances, les loyers à récupérer et les rappels de charges à faire. Ils peuvent télétravailler pour maintenir une continuité d’activité de l’agence immobilière.

Des ordonnances exceptionnelles

Selon les professionnels du secteur immobilier, plus de 350 000 AG devraient avoir lieu d’ici le 30 juin 2020 qui est la date fixée par la loi. Suite au confinement, le gouvernement devrait légiférer par ordonnances de reporter les assemblées générales au plus tard le 31 décembre 2020 et reconduire les mandats de syndic en principe échus jusqu’à la tenue de ces réunions. Sans ces modifications, les copropriétés se retrouveraient sous administration judiciaire. Puis, pour le prolongement des cartes professionnelles d’agents immobiliers qui arrivent à expiration, plusieurs mesures sont attendues dans les prochaines semaines vu ce contexte historique. (Source : Les Echos du 20.03.2020)

Le saviez-vous ?

Le chômage partiel (ou technique) permet à une agence immobilière qui a des difficultés économiques (ne plus pouvoir payer ses salariés ou une quantité de travail insuffisante par rapport aux contrats de travail) de mettre en congés ses employés. Le chômage partiel permet de garantir la relation contractuelle avec l’employeur pour justement retrouver son emploi dans une situation normale d’emploi. Cette mesure est rassurante autant pour le collaborateur que pour le directeur d’agence immobilière.

“Il y a toute une procédure à suivre sur le site des services publics, il faut créer un dossier et faire une demande. Mais normalement vos experts-comptables sont là pour vous aider à faire toutes vos démarches.” déclare Antoine Mesnard. Fondateur de Recrutimmo, gérant de 6 agences immobilières et ex-responsable RH.

3. Manager à distance demande une agilité…

Quand toute votre équipe est à son domicile, vous allez devoir être flexible et agile pour accompagner vos collaborateurs.

« Il faut penser très rapidement à l’état psychologique de ses collaborateurs car travailler seul dans son coin, cela peut être vite déprimant. Si vous avez des collaborateurs célibataires et des collaborateurs avec leurs familles, ils ne vont pas vivre leur isolement de la même façon. Je vous conseille de passer plus de coups de fils à certains collaborateurs en fonction de leur situation. » constate Antoine Mesnard, co-fondateur de Recrutimmo, gérant de 6 agences immobilières et ex-responsable RH.

Pour éviter de tomber dans le spleen ambiant, il est nécessaire de garder les liens avec des outils de messagerie collective comme Facebook messenger, Whatsapp, Hangout ou Slack.

Bon à savoir :

Créer des moments récurrents de synchronisation entre vos équipes chaque semaine va vous permettre de conserver une dynamique collective.

Antoine Mesnard, co-fondateur de Recrutimmo, gérant de 6 agences immobilières et ex-responsable RH

“Pour notre part, nous avons plusieurs groupes de discussions sur Whatsapp, nous nous envoyons des informations professionnelles mais aussi des nouvelles de nos proches et de notre vie de confinement. Cela remonte le moral des troupes comme nous sommes tous logés à la même enseigne.”

Et pour organiser les réunions, vous pouvez utiliser des outils de visioconférence comme Skype (Teams en 2021), Zoom ou encore Slack.

Mais la mise en place de ces outils numériques, n’enlève pas les difficultés à réunir tout le monde à la même heure comme vous le feriez dans votre agence immobilière. “Certains collaborateurs ont des enfants en bas âge. Ils doivent les gérer ou les accompagner pour les devoirs. Vous n’allez donc pas pouvoir faire un point à 9h tous les matins, c’est mission impossible.”  indique Antoine Mesnard, co-ondateur de Recrutimmo, gérant de 6 agences immobilières et ex-responsable RH.

Alors avant d’imposer un horaire et d’empiéter sur la vie personnelle des collaborateurs, faites le point sur leurs contraintes et demandez-leur les créneaux pendant lesquels, ils sont tous joignables. Ainsi, vous pourrez fixer vos rendez-vous de management et organiser aussi votre travail.

“Nous faisons les points en début d’après-midi car les enfants sont soit à la sieste ou les plus grands devant leurs tablettes. De cette manière tous les collaborateurs sont présents et ils peuvent nous partager leurs actions respectives.” explique Antoine Mesnard.

N’hésitez pas à demander à vos collaborateurs les temps de production de leurs tâches nécessairement différents à distance. « Il faut avoir plus de souplesse dans ces conditions. » rétorque Antoine Mesnard.

Et n’oubliez pas que certains de vos collaborateurs vont être très consciencieux et très autonomes, alors que d’autres auront besoin d’accompagnement et de nombreux points quotidiens pour avancer. Prendre en compte ces éléments va vous permettre de prendre les mesures nécessaires afin de continuer à générer du business.

 4. Informer vos équipes et travailler tous ensemble

Travailler à distance impose de communiquer clairement les actions commerciales et les informations générales. Sur le papier c’est très simple mais dans la pratique c’est autre chose. Cela demande discipline, méthode et organisation.

  • Vous pouvez commencer par mettre en place une visioconférence d’équipe, complétée d’un email global en remplacement de votre réunion hebdomadaire. Vous pourrez y récapituler les actions effectuées la semaine écoulée et les projets pour la semaine à venir. Et bien sûr toutes les actualités concernant l’agence immobilière dont les points spécifiques à traiter liés au confinement.
  • Vous pouvez aussi compléter par un second meeting avec les managers uniquement pour un compte-rendu des tâches effectuées par chacune de leurs équipes. De cette manière, c’est le moment de partager les bonnes pratiques mises en place dans chaque équipe.
  • Puis, il faut penser aux confrères qui sont en chômage partiel, vous devez absolument garder le lien. Ils sont aussi confinés et ils n’ont pas d’activité. Alors, il est important de les tenir au courant régulièrement de l’activité de votre agence immobilière.

En complément, vous pouvez aussi mettre en place des outils bureautiques partagés comme Google drive ou 365 Microsoft. Ces solutions permettent de commenter et de produire collectivement sur des dossiers. Et oui, on évite les 950 mails avec la 32ème version d’un document. Et surtout, vos documents sont sauvegardés dans le cloud. Autrement dit, plus besoin de copier les fichiers sur des clés USB, vos documents sont disponibles où que vous soyez…

Pour partager des dossiers conséquents, vous pouvez vous tourner sur Dropbox (gratuit pendant 30 jours d’essai) ou Wetransfer qui propose des accès gratuits pour 2MO de fichiers ou pour les plus gourmands il existe aussi myairbridge.

Et pour suivre les projets, sans téléphoner toutes les 5 minutes à vos équipes, vous pouvez tester Trello. Cet outil collaboratif permet l’état d’avancement des tâches de vos équipes, de les hiérarchiser par ordre de priorité. Cerise sur le gâteau, vous avez la possibilité de mettre des commentaires, avec des documents en pièces jointes. Formule gratuite jusqu’à 10MO de fichiers, vous auriez tort de vous en priver.

5. Communiquer vos actions à vos clients

Après avoir établi un état des lieux de vos ventes en cours et des signatures de vos compromis avec vos équipes, vous devez contacter et surtout communiquer avec vos clients. En fonction de la situation de chacun et l’urgence des dossiers, il est nécessaire de maintenir la relation et donner des nouvelles à chacun de vos clients. “Depuis quelques jours, nos clients sont dans la même situation que nous. Ils sont dans l’ensemble tous compréhensifs. Nous faisons le maximum pour respecter nos engagements.” affirme Antoine Mesnard.

Si votre agence immobilière s’occupe de la gestion de bien, faites un email récapitulatif de la situation et donnez le nom du collaborateur qui s’occupe de leurs logements. Idéalement, en fonction, de votre portefeuille client, si vous pouvez passer des coups de téléphone ou des sms personnalisés, c’est encore mieux.

Antoine Mesnard, co-fondateur de Recrutimmo, gérant de 6 agences immobilières et ex-responsable RH

Pour les compromis, je conseille les signatures électroniques pour ses vendeurs et acheteurs. Ce qui est juste compliqué ce sont les signatures des actes authentiques. Il faut avoir des notaires qui utilisent des outils numériques à distance. Mais il reste un problème à ce jour, c’est l’échange des clés. On ne sait pas du tout comment cela va se passer. Du coup, il faut sans cesse communiquer entre les parties pour conclure les ventes et trouver des solutions.

Pour en savoir plus sur la signature électronique

Et il est important que vous communiquiez votre soutien à l’ensemble de vos vendeurs, acheteurs, propriétaires, locataires et copropriétaires. Précisez que votre activité reste à leur service malgré cette situation exceptionnelle et que vous êtes joignable sur vos emails, votre vitrine digitale et vos réseaux sociaux. Un esprit de solidarité sera très bien perçu.

Ainsi, ce confinement va vous demander de gros challenges de management et de renouveler vos méthodes de travail. Un dernier conseil, chaque prise de contact dans l’équipe doit être motivée et argumentée pour éviter de faire perdre du temps à vos collaborateurs. Et le plus compliqué sera de recréer les petites attentions de la machine à café ou du déjeuner en équipe. Alors testez le café virtuel ou faites des pauses communes, au téléphone, avec certains de vos collaborateurs pour garder la dynamique de groupe dans cette situation historique.

Krys Mondet

Responsable Éditoriale de Meilleurs Agents PRO

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