Comment gérer sa trésorerie pendant la crise ?

Avec le confinement, l’activité de votre agence immobilière tourne au ralenti. Il en résulte une période financière délicate. D’ailleurs, près de 38% des agences disposent de moins de 30 jours de trésorerie selon les dernières estimations de la FNAIM. Vous n’êtes donc pas seuls ! Et si les compromis et les promesses de ventes peuvent être signés électroniquement, la signature des actes authentiques demeure fortement impactée. Sans compter les charges fixes et les salaires de vos collaborateurs, la liste peut être longue. Alors, comment payer ses factures et éviter les dettes ? Comment gérer la trésorerie de votre agence immobilière pendant cette crise ? Quels éléments faut-il prendre en compte ? Comment calculer ses besoins ? Nous répondons à toutes vos questions sur le sujet.

Faire un état des lieux de votre trésorerie

Tout d’abord, un état des lieux précis et exhaustif de votre trésorerie vous aidera à y voir plus clair ! Cela vous permettra avant tout de connaître les éléments qui pèsent sur votre trésorerie, et votre situation réelle. Pour y arriver, suivez pas à pas la méthode en trois étapes pour ne rien oublier. Vous verrez, ce n’est pas si compliqué !

1. Analyser les charges fixes à payer

Dans un premier temps, listez toutes vos charges pour comprendre le poids qu’elles représentent dans votre trésorerie actuellement. En ayant une vue assez nette des charges que vous devez payer tous les mois, vous aurez un aperçu clair de vos prochaines échéances. Pensez par exemple à vos loyers, abonnements, redevances, commissions des agents commerciaux, abonnements d’énergie… sur l’année, mois par mois.

Œil de l'expert

Pensez à lister vos charges sur une période de 6 mois en téléchargeant vos 6 derniers relevés de compte pour repérer les charges trimestrielles et semestrielles. Bref, les débits récurrents !

2. Prendre en compte ses recettes

Un aperçu de toutes vos charges peut être inquiétant, mais essayez de garder la tête froide. Car vos recettes sont également à prendre en compte ! Evidemment, en cette période, difficile de prévoir mais jetez-y tout de même un coup d’œil car cela vaut certainement le coup. Pour une vue au plus juste à très court terme, comptez d’abord les honoraires et les factures que vous êtes absolument sûr d’encaisser. Par exemple, les compromis et promesses dont toutes les clauses suspensives sont levées et dont les signatures d’actes authentiques étaient programmées ou les factures en attente de paiement. Pour obtenir un prévisionnel à moyen terme, vous pouvez inclure les compromis et promesses déjà signés, mais dont les clauses suspensives ne sont pas encore levées. En somme, simulez tous les honoraires qu’il vous reste à encaisser :

Les compromis et promesses signés dont le délai de rétractation est passé
Les ventes signées dont vous attendez les honoraires
Les factures d’apport d’affaires (courtiers etc.)

Attention cependant, dans les conditions actuelles, les risques de rétractation du côté des acquéreurs sont plus importants. Mais on garde espoir, la bonne nouvelle : l’ordonnance qui prorogeait les délais légaux a été précisée ! Le délai de rétractation est donc revenu à la normale. Ouf ! Toutes vos ventes iront-elles jusqu’à la signature ? Tentez d’évaluer votre “taux d’échec” pour réaliser des prévisions au plus juste. Pour ne pas avoir de mauvaise surprise, et en fonction de votre marché, vous pouvez, par exemple, faire des hypothèses avec un prévisionnel intégrant 70% à 80 % des honoraires prévus. Le but ici est de faire des hypothèses les plus réalistes possible !

3. Calculer votre besoin en fond de roulement

Enfin, maintenant que vous avez une vision sur vos charges et recettes à venir, vous allez pouvoir calculer votre besoin en fonds de roulement ou BFR.

Le besoin en fond de roulement (BFR)

Le besoin en fonds de roulement indique la somme a minima dont vous devez disposer pour régler vos charges courantes, en attendant le paiement de vos factures. Il peut être exprimé en euros ou en jours. Pour calculer un BFR estimatif de votre agence immobilière, procédez comme suit : Montant des ventes sous compromis + Montant des factures en attente de règlement – les charges à payer.

Crédit photo Edmond

Comment assainir votre situation financière ?

Vous l’aurez compris, votre objectif est de réduire au maximum votre besoin en fond de roulement pour préserver votre trésorerie et assainir votre situation. Pour ce faire, vous allez devoir jouer sur 3 leviers :

Optimiser, réduire, reporter, renégocier vos charges fournisseurs habituels
Réduire au maximum le délai de paiement de vos honoraires d’agence et prestations
Demander une avance de vos honoraires et/ou demander un crédit de trésorerie à votre banque. Grâce à votre mise au clair de l’état des lieux de votre trésorerie, vous avez la liste de vos charges et factures à payer. Maintenant, il s’agit de lister toutes les factures sur lesquelles vous allez pouvoir dégager une marge de manœuvre. La situation actuelle est le commun de tous et de toutes les activités. Généralement, vos différents interlocuteurs comprennent votre situation, et la solidarité est de mise en ces temps difficiles. Vous n’avez donc rien à perdre en négociant avec eux, plutôt tout à gagner. C’est en période de crise que vos interlocuteurs seront le plus à l’écoute.

Premièrement, tentez de négocier un report de vos factures de quelques semaines ou quelques mois.

N’hésitez pas à contacter vos fournisseurs pour modifier avec eux des conditions de paiement qui vous permettront d’alléger vos charges pour le reste de l’année.
Essayez aussi d’obtenir un rééchelonnement de vos factures, afin de lisser vos dépenses au maximum. Cela vous permettra de réguler vos charges ou de les payer plus tard, lorsque l’activité aura repris.

D’une manière générale, tentez de demander un report, au moins partiel, pour soulager la trésorerie. Vous pouvez également essayer de négocier la gratuité de certaines options ou le report de celles-ci pour 2 ou 3 mois. Cet allègement vous aidera à souffler un peu ! En revanche, le délai de paiement de vos factures est un élément pivot de la bonne gestion de la trésorerie. Vérifiez donc qu’aucune autre facture soit impayée : apport d’affaires (pour un courtier, une banque), prestations d’avis de valeurs. Le contexte est particulier, mais vous devez relancer vos partenaires qui affichent des factures impayées ou des délais de paiement trop longs. Même si la tâche n’est pas agréable, cela vous permettra de tenir dans la durée !

Le saviez-vous ?

La bonne méthode consiste à pointer une à une les factures et les paiements correspondants à ces services. Même si cela est fastidieux !

Les honoraires d’une vente signée peinent-ils à arriver sur votre compte ? Relancez poliment l’Étude en charge de la vente.

Enfin, vous pouvez également demander un rééchelonnement des crédits bancaires directement à votre banque. La Fédération bancaire française s’est déjà engagée à :

mettre en place de procédures accélérées d’instruction de crédit pour les situations de trésorerie tendues, dans un délai de 5 jours et une attention particulière pour les situations d’urgence
reporter jusqu’à 6 mois des remboursements de crédits pour les entreprises
supprimer des pénalités et des coûts additionnels de reports d’échéances et de crédits des entreprises

Cependant, tout ceci est à négocier avec votre banque. Pour vos prêts en cours, vous pouvez demander la suspension ou le report du remboursement du prêt. Mais attention, il y a des chances que vous deviez payer les intérêts, il faut le prendre en compte. De plus, renseignez-vous bien sur les conditions de votre banque, l’opération n’est normalement pas gratuite.

Le saviez-vous ?

Le Service de médiation du Crédit de la Banque de France peut vous accompagner dans vos démarches si vous ne trouvez pas d’accord avec votre banque.

Si vous appliquez cette méthode, vous aurez une vision plus précise de vos besoins en trésorerie, ce qui est indispensable en cette période délicate. En effet, la mise à l’arrêt (ou presque) de l’activité montre l’importance cruciale d’un suivi très régulier des flux de trésorerie de l’agence immobilière. Et si vous constatez des difficultés importantes, ne paniquez pas tout de suite ! Même si, on le sait, la situation est critique, il faut penser à trouver des solutions pour l’avenir de votre agence immobilière. Sachez que d’autres leviers peuvent vous aider, comme les aides exceptionnelles mises en place par l’Etat, dont vous devez profiter !